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品牌公司应有一套社交媒体指南
 

您的公司有一套社交媒体指南吗?

您公司的员工是否常常困惑:“什么东西我能发出来,而什么内容我不能在公司的社交媒体平台发布?”

诚然,社交媒体上内容的发布需要遵循公司章程和法律规定,不过也应该给员工一些自由机会,让他们参与到公司社交媒体的运营中来。

在本文中,您将了解如何放权给员工,让他们凭借公司的社交媒体指南的指导就能自如地打理公司的社媒公众平台。

为什么需要一份社交媒体指南?

研究表明,多数员工其实很愿意分享一些公司的信息,但因为不确定哪些信息能不能公布出去,为了避免不必要的麻烦,通常就不发布了。

一个有用的,能在全公司范围内适用的社交媒体使用指南应当旨在为员工解惑,并鼓励他们尽可能地参与到公司社交媒体运营中过来。

本文的目的就是要帮您设计出一套受欢迎的指南,而非那种饱受诟病的强制性条款。以下就亮出编写员工社交媒体指南必须注意的9点。

#1:将企业文化与指南相结合

企业文化是长年累月形成的,它诠释了公司的信仰,划定了公司的行为规范和目标期待。所以,牢记企业文化是编写社会化媒体使用指南的首要任务。

接着你需要找出公司其他部门(如人力资源部和信息技术部等)的规章制度中与你预期内容中重合的部分。

当然你还须确认现存的一些规定是否涉及机密信息、干扰因素、核心科技等因素,你要确定那些你想放到社交媒体指南中的内容是不违反规定可以放进去的。

那么现在的问题就变成了如何把这些选定的规程内容(尽可能地严谨)融入将要问世的新指南当中,以此来鼓励更多的员工来共同“搞活”公司的社会化媒体。

并且,公司现有的一些理念目标也要包含到最新的社交媒体指南中去,以避免产生歧义、滥用社交媒体以及其他可能导致公司风险的情况发生。

#2:让决策者和部门领导“买你的账”

接下来你要召开一个会议,邀请公司的主要股东和利益相关部门的负责人参加。如果你没有那么大的面子,那么至少确保人力资源部、法务部、媒体传播部和信息技术部有代表参加。

会议中,大家需要讨论指南如何撰写以及发放哪些许可。重点强调员工中“社交达人”的潜力——他们可以第一时间在公司新产品的发布推广大会进行实况转播,因为他们是第一线的聆听者和参与者,也是相关招聘信息发布的重要渠道。

最后援引成功的典范来重申你的观点,如戴尔和思科等员工社会化程度较高的企业。

#3:划定指南的适用范围

一份好的员工指南始于一份公司计划。定义好你的社交媒体指南适用范围有利于统筹执行过程,适应相应的变动。

再来回答个问题:公司把多样化的制度规范下发到整个公司网络下的不同的部门,是想要一套制度对应一个部门还是一个总的制度适应于所有部门?

当你在做决定时,要明确这套指南的适用人群是公司的“大部分员工”,因此应当有一部分是单独适用于社会化媒体部门的(这部分要有所倚重,因为他们对整个指南要起带头作用)。所以,针对社会化媒体部门的部分最起码应当包含一整套行为样式,以及运行脚本和一些内部的策略。

您也可以将这部分特别的规定从针对一般员工的指南中删除以保持其简要(但对专门从事公司社交媒体管理的员工要额外制定特定的指南)。

#4:探寻合法性

从法律条文中摸索出可能会制约到指南实施的地方的确耗时耗力,但却是非常必要的,您肯定不想因为指南中的条款涉嫌违法而被罚吧。国外的劳动法等法律有明确规定保护社交媒体的内容以及相应的使用规范。

您还要盯好股东和部门领导,因为曾有些公司为了社会化媒体运营和确保商业机密的需要,向员工索要私人社交网络账号和密码,而这种行为在很多国家是被法律明令禁止的。例如美国的全美州议会联合会关于这方面法律的制定和执行有一整套的细则。此外,美国国家劳工关系委员会就保障员工以组织或非组织的形式发布与工作有关情况的内容的权利。简言之,就是要确保公司内的合法部门不得以任何形式侵犯员工的合法权益。

#5 为指南中的条款答疑

我们的目标——当然是促使员工活跃在企业的社交媒体平台上,并且能用正面积极的方式来帮助企业的社媒运营良好。可是当您观察一段时间,就会发现员工是很愿意分享关于公司讯息,可问题是他们不知道该发什么,怎么发?

这时候您就可以帮他们来指明方向,并且耐心地解答他们关于社会化媒体使用的各种问题。

专门开辟一个版面来集中解答大家的共同问题,例如,你可能会认为员工在犹豫是否分享一个精彩链接,但其实他们有很多更基础的问题,如他们到底是否喜欢公司的Facebook主页,或是在发布前有没有得到公司官方的审查和授权。

因此,在指南的答疑部分要将这些问题明确解答。

#6:公用&私用

现实上存在很多关于社会化媒体公用与私用的问题。员工在工作中究竟何时可以使用社会化媒体呢?在工作时间是否可以发布一些个人内容呢(例如在午饭和休息的时候)?

界定在办公室内社交媒体使用的内容和范围。一些公司会根据员工的工作类型来制定双重标准——比如,内勤和行政类型的员工可以在工作时间使用社会化媒体,但以小时记薪的员工则不允许。

此外,一些涉及社会化媒体营销的部门则毫无疑问可以按需访问相关的媒体平台。

员工发布有关公司的内容时,是否需要为其所在团队包括团队中属于公司重要成员的身份保密。

适当地鼓励员工在下班后发布与公司有关的内容到社交媒体上。不过请当心,请勿对员工在业余时间的社交媒体使用情况指手画脚,提提建议即可。

#7:言简意赅

目前来看,您已经跟公司的重要负责人打过招呼,调研过公司的现存规章和法律的相关规定,亲切解答了员工的问题,也规定了一些工作时间社交媒体允许情况。这些信息足可以洋洋洒洒写个几篇纸,而且作为泛泛的规章制度,此种程度尚可,这时您就可以将其印刷装订好分发到各个部门。可是,您有没有想过如果这样的“鸿篇巨著”发到员工个人手上将会是什么样的结果——它将永远得被扔到角落里,蒙上一层又一层的灰……

此时必须要说,如果社交媒体使用指南的篇幅超过了两页纸,绝大多数员工将会对此陷入混沌状态,长久也不会达到公司社会化媒体运作的目标。

从长篇累牍中提炼精华部分,并使其浅显易懂。实际上,福特公司的指南只用了一页纸就囊括了其想要突出的所有重点部分。

KPG公司则是采用一段4分钟的视频就很好的呈现了其社交媒体的使用指南。前两分钟帮助员工熟悉和了解社交媒体以及它在与客户沟通时所起的重要作用。在2分30秒时,则简要地介绍了如何在利用这些渠道很好地展现公司的形象。

笔者对于精简指南篇幅的建议是:与其包含那些关于信息保密和干扰因素这样已在现有规章中强调过的条款,不如简要提及一下,鼓励员工另外去查阅那些内容。

避免繁文缛节,要知道你的终极目的不是为了搞晕他们,而是授权给他们。

#8:员工培训

即使已经将“瘦身”后的版本发给他们,您还是需要花时间来给他们做个培训。

培训的内容毫无疑问要包括关于限制条目的大讨论,另外要通过一些鼓励和授权的措施来尽可能消除员工身上可被察觉到的负面情绪。

鼓励员工增加与社交媒体的关联度,告诉他们这样做有利于公司的发展——此举既有利于加速销售的循环过程,也有助于增强客户粘度。

掌握这些要点在手,就能鼓动员工们开始社交媒体的奇幻之旅啦。

#9:社交媒体指南的问世

您喜欢蛋糕吗?当然,大家都喜欢。那么不如组织一个社交媒体指南的发布party,在轻松刺激的环境中,引起员工们对这部精心酝酿的新典章充分的关注。

给予那些已经参与到社交媒体中的员工奖励。您甚至可以敢为人先地在公司的内联网创建起一个社交平台并参与其中,并定期评选出社交达人许之嘉奖(如果您有这项预算的话)。如果您可以把这件事搞得趣味横生,那么大家一定乐意参与其中。

轮到您自己了

既要契合公司与法律的双重标准,也要授权于员工,还要通俗易懂又不死板。这样一部社交媒体指南运行起来属实不易,因此劳工双方且行且珍惜吧。

想要运筹其发展的整个过程,还需要不断地聆听参与者的心声,还要去粗取精,把重点部分集中凝练为简单的信条,降低风险,给员工充分的自由来推动公司进步和繁荣。这项新的指南可谓是吹响了一个号角,帮助员工们透过企业的窗口真正读懂社交媒体,增加社会阅历,协助公司华丽丽地转变为一个社会型的活力企业。

您的意下如何呢?您的公司有过这样的社交媒体指南吗?如果有,包含哪些项目呢?欢迎您回复。

译者后记:

当下的企业对于社会化媒体的重视程度是前所未有的,但是多数企业在打造新型客户关系的这场持久战中往往会忽略公司内部成员的影响。如本文所提及到的,注意到员工是企业对外关系发展的一部分的企业应及时恰当地选择方略来利用这一天然的软性资源。

本文的笔者总结了一份很精彩的关于公司内部社交媒体使用的社交媒体指南,不过在译者我看来,最难的倒不在编写的部分,内容涉及的每一个链条都需要一只专业、负责、执行力较强的团队来认真打通,否则员工是无法从疲惫的本职工作中抽时间陪你玩的。

 
 
 
 
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